Affaires scolaires, périscolaires, extrascolaires et petite enfance

 
Identité du responsable de traitement Le responsable de traitement est la Ville de L'Horme, Cours Marin BP10 42152 L'HORME.

Finalités du traitement
La Ville de L'Horme est susceptible de traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de la gestion d’ensemble des services en matière d’affaires scolaires, périscolaires, extrascolaires et de petite enfance. Il peut donc s’agir de la préinscription et de l’inscription, du suivi et de la facturation desdits services. Ainsi, peuvent être inclus dans ces activités :

• La scolarisation en école maternelle ou élémentaire ;
• Le recensement des enfants soumis à l’obligation scolaire ;
• La restauration scolaire et extrascolaire ;
• Les transports scolaires ;
• Les accueils et activités périscolaires et extrascolaires ;
• Les accueils collectifs de mineurs avec ou sans hébergement ;
• Les séjours directement liés à des compétitions sportives ;
• La participation à l’organisation matérielle et financière de sorties scolaires, séjours scolaires courts et classes de découverte dans le premier degré ;
• L’accueil de la petite enfance au sein d’établissements et services d’accueil des enfants de moins de 6 ans. (crèches parentales, les jardins d’enfants, les crèches collectives, haltes-garderies, services d’accueil familial, les crèches familiales, micro-crèches ainsi que services multi-accueil).

Catégorie de données :
Les personnes concernées sont les Administrés.
Les données traitées sont relatives :

• Aux représentants légaux de l’enfant concerné (identité et coordonnées, leurs droits sur le mineur, l’administration des services visés par la présente norme simplifiée, les autorisations aux interventions chirurgicales d’urgence, à la prise et/ou la diffusion de photographies, et aux sorties ou activités spécifiques).
• A l’enfant (identité, coordonnées, services fréquentés, état et besoins spécifiques la demande de dérogation scolaire) ;
• Aux personnes autorisées à venir chercher le mineur ou à prévenir en cas d’urgence.

Des renseignements relatifs au régime alimentaire du mineur peuvent être collectés au sein des traitements de données à caractère personnel effectués dans le cadre de ce traitement.
Ces données seront le plus neutre possible. De ce fait, ces renseignements ne contiendront pas de données faisant apparaître les origines raciales, ethniques ou religieuses du mineur concerné ni aucune donnée de santé.
Seules les données de santé suivantes peuvent être enregistrées dans le cadre de ce traitement :

• Les données relatives à l’état vaccinal obligatoire, à jour, de l’enfant ;
• La fiche sanitaire ;

Les dispositions légales concernant le suivi sanitaire des mineurs interdisant la conservation de cette fiche sous un format informatisé. Ces informations seront fournies au directeur de centre :

• Sous enveloppe cachetée comprenant le nom du mineur concerné ;
• Avec le consentement des représentants légaux du mineur concerné.

Dans le cas de données nécessaires à une prise en charge spécifique ;
Trois cas particuliers sont considérés :

• La présence d’un handicap nécessitant une prise en charge particulière ou une adaptation des conditions d’accueil, ainsi que les mesures de prise en charge ou d’adaptation retenue ;
• La mise en place d’un plan d’accueil individualisé (PAI) ;
• La mise en place d’un projet personnalisé de scolarisation (PPS).

Seule la mention de ces cas pourra est collectée, sans détail complémentaire. En aucun cas, ces renseignements ne précisent la nature du handicap ou de la pathologie.

Autres données relatives à la prise en charge sanitaire et psychologique ;
La prise en charge sanitaire et psychologique du mineur nécessite, dans certains cas, de collecter des renseignements portant sur les allergies et pathologies.
Ces informations, qui fournies de manière facultative, ne seront recueillies qu’après avoir obtenu le consentement exprès des représentants légaux des mineurs concernés.

Destinataires des données :
Peuvent seuls, dans la limite de leurs attributions respectives, être destinataires des données traitées :
1. En ce qui concerne l'inscription et la gestion de la scolarisation des enfants :

• Le maire, les élus ayant reçu une délégation en ce sens et les agents municipaux en charge des affaires scolaires ou de services disposant de compétences déléguées en la matière de la commune de résidence de l'enfant et de la commune où est scolarisé l'enfant, si celle-ci diffère de la première ;
• Les directeurs d'établissement scolaire pour ce qui concerne les élèves affectés dans leur établissement ;
• L'inspecteur de l'éducation nationale (IEN) 1er degré chargé de circonscription, pour ce qui concerne les seuls élèves scolarisés dans la circonscription dont il a la charge ;
• Le recteur d'académie ou le directeur académique des services de l'éducation nationale (DASEN) agissant sur délégation du recteur ;
• Le président du conseil départemental ou les agents disposant de compétences déléguées en la matière, dans le seul cadre de sa mission d'organisation des consultations et des actions de prévention médico-sociale en faveur des enfants de moins de six ans ainsi que l'établissement d'un bilan de santé pour les enfants âgés de trois à quatre ans, notamment en école maternelle, au sens de l'article L. 2112-2 du code de la santé publique ;

2. En ce qui concerne le contrôle de l'obligation scolaire :

• Les conseillers municipaux ;
• Les délégués départementaux de l'éducation nationale ;
• Les assistants de service social ;
• Les membres de l'enseignement ;
• Les agents de l'autorité compétente de l'Etat en matière d'éducation au sens des articles L. 131-5 à L. 131-10 du code de l'éducation ;
• L'inspecteur d'académie, directeur des services départementaux de l'éducation nationale ou son délégué ;

3. En ce qui concerne l'inscription et la gestion des services autres que la scolarisation :

• Les personnels du responsable de traitement, dans la limite de leurs attributions respectives ;
• Les personnels des prestataires de services ou associations auxquels le responsable de traitement peut faire appel pour organiser et gérer ces services ;
• Spécifiquement pour les services d'accueil de la petite enfance, les personnels de direction de ces structures et les professionnels de santé attachés à l'établissement, pour ce qui concerne l'état vaccinal et les données de santé relatifs à l'enfant ;

4. En ce qui concerne la facturation des différents services payants :

• Les personnels des organismes concernés chargés des opérations administratives et comptables ;
• Les services du comptable public ou des établissements bancaires financiers ou postaux concernés par les opérations de mise en recouvrement ;
• Les services de l'Etat habilités à exercer un contrôle en la matière ;
• Les officiers publics ou ministériels ;

5. En ce qui concerne l'ensemble des finalités prévues par la présente norme simplifiée, les caisses d'allocations familiales (CAF) et la CNAF, à des seules fins statistiques ou de recherche scientifique.

Durée de conservation
Les données à caractère personnel ne sont conservées que le temps strictement nécessaire à l'accomplissement de la finalité pour laquelle elles ont été collectées.
Les données à caractère personnel collectées pour les finalités visées et les pièces justificatives y afférentes ne sont ainsi pas conservées, en base active, au-delà de la durée de :

• La scolarisation de l'élève dans une école de la commune ;
• L'année scolaire pour le contrôle de l'obligation légale de scolarisation ;
• L'inscription de l'enfant à une activité périscolaire, extrascolaire, à la restauration scolaire ou extrascolaire, à un transport scolaire ;
• L'inscription de l'enfant dans un établissement ou service d'accueil des enfants de moins de six ans ;
• L'instruction du dossier pour les préinscriptions à une structure ou une activité à laquelle il n'a pas été donné suite ;
• Ou, pour les services payants, de celle nécessaire au recouvrement des sommes dues.

A l'issue de cette durée, seules sont conservées au sein d'une base d'archives intermédiaires, dans le respect de la réglementation applicable notamment en matière de sécurité des données à caractère personnel et de gestion des archives, les données strictement pertinentes au regard d'une ou plusieurs des finalités suivantes :

• Probatoire, en cas de contentieux, les données pouvant être conservées tant que les délais d'exercice des voies de recours ordinaires et extraordinaires ne sont pas épuisés ;
• Probatoire, en cas de contrôle par des organismes habilités du respect, par le responsable de traitement, de ses obligations,
• Réouverture et remise à jour du dossier d'un usager, sans qu'une telle conservation ne puisse excéder une durée de douze mois.

Les données ainsi archivées ne sont consultées que de manière ponctuelle et motivée, par les personnels individuellement et dûment habilités.
A l'expiration de ces périodes, les données sont supprimées de manière sécurisée ou archivées à titre définitif, dans des conditions définies en conformité avec les dispositions du code du patrimoine relatives aux obligations d'archivage des informations du secteur public.

Droits des personnes concernées par les traitements mis en œuvre par la Ville 
Vous disposez de droits présentés ci-après concernant vos données à caractère personnel, que vous pouvez exercer :

• en écrivant, par courrier simple, à l’adresse suivante : Mairie de la Ville de L'Horme, Délégué à la protection des données, Cours Marin BP10 42152 L'HORME
• en contactant le DPO via le lien de contact : DPO L'Horme - Formulaire contact

Toute demande devra être accompagnée d'un justificatif d'identité
 
•    Droit d’accès de la personne concernée
La personne concernée a le droit d’obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou non traitées et lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données personnelles ainsi que les informations concernant le traitement de ses données (finalité, nature des données recueillies, durée de conservation…).  
•    Droit de rectification
La personne concernée a le droit d’obtenir du responsable de traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes. Compte-tenu des finalités du traitement, la personne concernée a le droit d’obtenir que les données à caractère incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire. 
•    Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)
La personne concernée a le droit d’obtenir du responsable du traitement l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant. Le responsable du traitement a l’obligation d’effacer ces données à caractère personnel dans les meilleurs délais notamment pour les motifs suivants : 
-    les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées,
-    la personne concernée a retiré son consentement au traitement de ses données,
-    la personne a exercé son droit d’opposition, 
-    le traitement est illicite
-    l’effacement correspond au respect d’une obligation légale,
-    les données ont été collectées dans le cadre de l’offre de services de la société de l’information pour les mineurs (moins de 15 ans).
•    Droit d’opposition
La personne concernée a le droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement de données à caractère personnel le concernant fondé sur l’exécution d’une mission d’intérêt public ou aux fins d’intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement. Le responsable de traitement ne traite plus les données à caractère personnel, à moins qu’il ne démontre qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la personne concernée, ou pour la contestation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
•    Droit à la limitation du traitement
La personne concernée a le droit d’obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement lorsque que l’un des éléments suivants s’applique :
-    le responsable de traitement doit vérifier l’exactitude des données,
-    le responsable doit apprécier la légitimité des motifs légitimes d’une demande d’opposition,
-    le responsable du traitement n’a plus besoin des données à caractère personnel mais celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la contestation, l’exercice ou la défense de droits en justice,
-    la personne concernée s’est opposée au traitement en vertu de sa situation particulière, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable  du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée.
Il convient d’entendre le terme « limitation » comme étant le gel temporaire du traitement des données.
•    Droits à la portabilité des données
La personne concernée a le droit de recevoir les données personnelles qu’elles ont fournies au responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et ont le droit de transmettre ces données à un autre responsable dans les conditions suivantes : 
-    le traitement se fonde sur le consentement de la personne ou sur un contrat
-     le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés

Désignation, missions et contact du Délégué à la protection des données à la Ville
La Ville de L'Horme a désigné un Délégué à la protection des données (nom en anglais : Data Protection Officer - DPO) en application du RGPD.
Le DPO informe et conseille l’organisme qui l’a désigné sur ses obligations, contrôle le respect du RGPD, coopère avec la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et fait office de point de contact pour les personnes concernées par les traitements de données de la Ville.
Pour exercer vos droits ou pour toute question sur le traitement de vos données, vous pouvez contacter le Délégué à la protection des données de la Ville de L'Horme via le lien de contact : DPO L'Horme - Formulaire contact

Délais de réponse
La Ville de L'Horme s’engage à répondre à votre demande d’accès, de rectification ou d’opposition ou toute autre demande dans un délai raisonnable qui ne saurait dépasser un mois à compter de la réception de votre demande. Une prolongation de deux mois est possible en cas de demande requérant la sollicitation des prestataires de la Ville ou de demande complexe.
Afin que la Ville puisse répondre au plus vite votre demande, précisez, si possible, le contexte dans lequel la collecte de vos données a été effectuée.

Sous-traitance
La Ville de L'Horme est susceptible de faire appel à des sous-traitants pour la mise en œuvre de traitement pour son compte. À ce titre, elle veille à ce que les prestataires présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD et garantisse la protection de vos droits.
 
Plainte auprès de l’autorité compétente
Si vous estimez, après avoir contacté le Délégué à la protection des données personnelles de la Ville de L'Horme, que vos droits ne sont pas respectés ou que le dispositif de contrôle d’accès n’est pas conforme aux règles de protection des données, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL à partir du lien suivant : https://www.cnil.fr/fr/plaintes  ou par courrier auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy - TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.
 
Glossaire
Données à caractère personnel : Toute information relative à une personne physique qui peut être identifiée par quelqu’un quel que soit le moyen utilisé (exemple : nom, photographie, adresse internet nominative, numéro de téléphone, données de localisation, empreinte digitale…),  
Traitement : Toute opération portant sur des données à caractère personnel, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement, organisation, structuration, conservation, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission, rapprochement ou interconnexion…)
Personne concernée : La personne physique identifiable dont les données à caractère personnel font l’objet d’un traitement.
Responsable du traitement : La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement. 
Destinataire : La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel qu’il s’agisse ou non d’un tiers. 
Consentement : Toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte par déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement.